Déménagement d’entreprise

Les implications comptables d’un déménagement

Lorsqu’une entreprise déménage de ses locaux, plusieurs éléments comptables doivent être pris en compte. Voici les principaux points à considérer.

Les frais liés au déménagement

Un déménagement entraîne divers frais, chacun ayant des implications comptables spécifiques :

• Transport et logistique : Les coûts de déplacement des biens sont généralement enregistrés comme des dépenses dans l’état des résultats.
• Résiliation de bail : Ces frais sont reconnus comme une dépense dès la naissance de l’obligation.
• Démontage et installation : Habituellement comptabilisés comme des dépenses, ces frais peuvent être capitalisés si les équipements voient leur durée de vie prolongée.
• Frais initiaux directs : Les frais liés à la négociation et à l’exécution du bail (ex. commissions et frais juridiques) doivent être répartis et amortis sur la durée du bail.
• Conseil et gestion de projet : Ces frais sont comptabilisés comme des dépenses.
• Frais de réaménagement et d’amélioration locative des nouveaux locaux : Les coûts directs liés aux rénovations permanentes, appelées améliorations locatives, peuvent être capitalisés et amortis sur la durée d’utilisation prévue. Cela permet à l’entreprise de répartir ces dépenses sur plusieurs années, plutôt que de les enregistrer immédiatement en charge. Voici quelques exemples de frais capitalisables :

• Rénovations structurelles : Incluent les changements de murs, planchers ou plafonds pour moderniser ou adapter l’espace aux besoins de l’entreprise.

• Installations permanentes : Par exemple, l’installation de systèmes de chauffage, ventilation et climatisation (CVC) durables.
• Éclairage et électricité : Installation de systèmes optimisés pour améliorer l’efficacité énergétique des locaux.

La période d’amortissement de ces améliorations locatives est généralement la plus courte entre la durée de vie utile des améliorations et la durée restante du bail.

Les anciens locaux

Lors d’un déménagement, il est important de revoir les actifs liés aux anciens locaux :

• Améliorations locatives antérieures : Si des améliorations locatives ont été capitalisées et ne sont plus utilisées, elles devront être dépréciées. Il est aussi crucial de vérifier qui est responsable des frais de démantèlement.
• Remplacement d’équipement : Si le déménagement entraîne le remplacement de mobilier ou d’équipements, la valeur comptable non amortie devra être dépréciée.
• Provisions pour restitution des lieux : Si des frais liés aux anciens locaux n’ont pas été anticipés, ils devront être provisionnés.

Ces analyses doivent être effectuées dès que la décision de déménager est prise et que la date est connue, afin de revoir la durée de vie des actifs concernés.

Le nouveau bail

Un nouveau bail nécessite une analyse comptable pour établir ses impacts sur les états financiers :

• Type de bail : Bien que la plupart des contrats soient des locations-exploitations, il est possible de se retrouver avec un contrat de location-acquisition, ce qui aurait des effets importants sur le bilan.
• Durée comptable du bail : Si le bail inclut des options de renouvellement, la durée comptable pourrait différer de la durée contractuelle en fonction des conditions.
• Clauses spéciales : Des éléments comme les loyers gratuits, l’augmentation progressive des loyers, ou les remboursements de dépenses peuvent créer un écart entre les paiements et les charges comptabilisées. Des ajustements comptables seront nécessaires pour représenter correctement ces éléments dans les états financiers.

Renouvellement ou résiliation du bail

Si le bail est renouvelé ou résilié avant la date prévue, la durée restante doit être mise à jour. La direction devra alors ajuster la durée de vie des frais capitalisés et réviser les montants d’amortissement.

Autres éléments à considérer

• Divulgation : Mettez à jour les notes des états financiers sur les engagements de l’entité, notamment les montants et durées des nouveaux engagements.
• Parties liées : Si le locateur est une partie liée, les autorités fiscales exigent des conditions de marché. Une analyse de coûts de loyers comparables et une divulgation des transactions entre apparentés seront nécessaires.
• Mise à jour des coordonnées : Informez les autorités fiscales, le Registre des Entreprises du Québec (REQ), les banques et les partenaires commerciaux du changement d’adresse.

Conclusion 

Pour les situations spécifiques et complexes, il est recommandé de consulter un professionnel comptable certifié, idéalement avant la signature d’un nouveau bail.