Description de tâches :
Le rôle du titulaire de ce poste consiste à jouer un rôle central dans l’accueil de la clientèle et le soutien aux opérations administratives du bureau. Cette personne assure un service à la clientèle, autant au téléphone qu’à la réception, en plus de contribuer à la facturation, au traitement des encaissements et au suivi des comptes à recevoir. Plus précisément, cette personne devra :
- Accueillir les clients qui se présentant au cabinet;
- Répondre aux appels téléphoniques, transférer les messages et fournir l’information générale;
- Gérer les opérations courantes du bureau : réception des commandes et livraisons, tri et affranchissement du courrier, préparation des envois postaux et gestion des expéditions par messagerie;
- Veiller à l’approvisionnement des fournitures de bureau, des marchandises et des produits utilisés;
- Assurer la gestion de la boîte courriel, le classement de documents, la numérisation, l’impression et l’assemblage de dossiers;
- Procéder à l’envoi massif de diverses communications destinées aux clients;
- Réaliser la mise en page et la mise à jour de documents variés;
- Participer à la transmission et au dépôt de documents auprès des différents paliers gouvernementaux;
- Effectuer le suivi des signatures et soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives;
- Ouvrir et fermer les dossiers clients ainsi que les projets selon les procédures établies;
- Effectuer la facturation et collaborer à la gestion des comptes recevables;
- Percevoir les paiements des clients, réaliser l’encaissement des paiements et préparer les dépôts;
- Préparer le poste de travail des nouveaux employés et coordonner les besoins logistiques;
- Soutenir l’organisation des activités du bureau (réservations, commandes, etc.);
- Assurer toutes autres tâches connexes.
Qualifications requises :
- Détenir un DEC ou un DEP en bureautique ou l’équivalent;
- Posséder un minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires;
- Avoir une très bonne maîtrise du français;
- Avoir une bonne maîtrise de l’anglais, un atout;
- Avoir des connaissances approfondies des logiciels de la suite Office;
- Connaître le fonctionnement d’un cabinet comptable, un atout.
Profil recherché :
- Grand souci du service à la clientèle;
- Autonomie, sens de l’organisation et des priorités;
- Souci du travail bien fait;
- Aptitudes pour la communication et le travail d’équipe;
- Grand sens du professionnalisme et respect de la confidentialité.
Conditions de travail :
- Salaire concurrentiel, basé selon l’expérience;
- Poste permanent à temps plein;
- Horaire de travail flexible.
La forme masculine est utilisée dans le but d’alléger le texte.